Wie Du die richtige PIM Agentur findest: Checkliste & Tipps

Ein neues PIM-System soll endlich Ordnung in Deine Produktdaten bringen. Schluss mit Excel-Listen, doppelten Daten, manuellen Korrekturen und Produktinformationen, die in ERP, Shop, PDF, DAM, Ordnerstrukturen und einzelnen Köpfen verteilt sind. Klingt nach einem klaren Plan. Doch spätestens bei der Umsetzung zeigt sich: Ein PIM-Projekt ist kein reines Softwareprojekt.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie viele strategische, technische und organisatorische Entscheidungen mit einer PIM-Einführung verbunden sind. Es geht nicht nur darum, Akeneo, ATAMYA, Pimcore oder ein anderes PIM-System zu installieren. Es geht darum, Produktdatenprozesse bzw. Master Data Management neu zu denken, Verantwortlichkeiten zu klären, Schnittstellen sauber zu planen und ein Datenmodell aufzubauen, das nicht nur heute funktioniert, sondern auch in zwei, fünf oder zehn Jahren noch tragfähig ist.

Genau deshalb ist die Wahl der richtigen PIM Agentur entscheidend. Ein PIM-Projekt scheitert selten daran, dass das System grundsätzlich ungeeignet ist. Viel häufiger entstehen Probleme, weil Anforderungen unklar bleiben, die Datenqualität falsch eingeschätzt wird, Schnittstellen zu spät geplant werden oder die Agentur zwar technisch stark ist, aber zu wenig Erfahrung mit Produktdatenprozessen hat.

Wenn Du eine erfahrene PIM Agentur finden möchtest, solltest Du deshalb nicht nur nach Referenzen oder Tagessätzen fragen. Du brauchst einen Partner, der Beratung, Implementierung, Datenmigration, Integration, Schulung und langfristige Weiterentwicklung zusammen denkt.

Was macht eine PIM Agentur überhaupt?

Eine PIM Agentur unterstützt Unternehmen dabei, Produktinformationen zentral zu verwalten, zu strukturieren, anzureichern und in verschiedene Kanäle auszuspielen. Dazu gehören zum Beispiel Webshops, Marktplätze, Händlerportale, Printkataloge, Datenblätter, Apps oder interne Vertriebssysteme.

Der Leistungsumfang kann je nach Agentur stark variieren. Manche Dienstleister konzentrieren sich vor allem auf die technische Implementierung eines bestimmten Systems. Andere steigen bereits in der Strategiephase ein und begleiten das Projekt von der Anforderungsanalyse bis zum Betrieb. Du musst also zuerst wissen, welche Leistungen Du benötigst.

Typische Leistungen einer PIM Agentur sind:

• PIM Beratung und Strategie: Welche Ziele soll das PIM erreichen? Welche Prozesse sollen verbessert werden? Welche Teams arbeiten später damit? Welche Kanäle müssen bedient werden?
• Systemauswahl: Passt eher Akeneo, ATAMYA, Pimcore oder ein anderes System? Welche Anforderungen sind entscheidend? Welche Lizenz-, Hosting- und Betriebsmodelle kommen infrage?
• Konzeption und Datenmodellierung: Wie werden Produktfamilien, Attribute, Varianten, Kategorien, Klassifikationen, Sprachen, Einheiten und Medien sinnvoll strukturiert?
• PIM Implementierung: Installation, Konfiguration, Rollen- und Rechtekonzept, Workflows, Validierungen, Ansichten, Importe und Exporte.
• Datenmigration und Onboarding: Bestehende Produktdaten werden analysiert, bereinigt, gemappt und strukturiert ins neue System überführt.
• Schnittstellen und Integration: Das PIM wird mit ERP, Shop, DAM, CMS, Marktplätzen, Middleware, Übersetzungstools oder Printsystemen verbunden.
• Schulung und Enablement: Teams müssen verstehen, wie sie Daten pflegen, prüfen, freigeben und kanalübergreifend ausspielen.
• Support und Weiterentwicklung: Nach dem Go-live entstehen neue Anforderungen. Gute PIM Agenturen begleiten auch Optimierung, Betrieb, Updates und neue Schnittstellen.

Nicht jede Agentur bietet alle diese Leistungen an. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die PIM Agentur Auswahlkriterien.

Welche Fragen solltest Du Dir vor der Agentursuche stellen?

Bevor Du Agenturen vergleichst, solltest Du Dein eigenes Projekt grob einordnen. Du musst noch kein fertiges Konzept haben. Aber je klarer Du Deine Ausgangslage beschreiben kannst, desto besser kann eine Agentur einschätzen, welche Lösung sinnvoll ist.

Eine zentrale Frage lautet: Wie komplex sind Deine Produktdaten? Ein Unternehmen mit 2.000 einfachen Artikeln, wenigen Attributen und einem Shop hat andere Anforderungen als ein Hersteller mit 150.000 Produkten, technischen Spezifikationen, Ersatzteilen, Varianten, mehreren Marken und 12 Sprachen. E-Commerce-Unternehmen bzw. Online-Händler haben wiederum andere Anforderungen.

Wichtig ist auch: Welche Systeme sollen angebunden werden? In vielen Unternehmen bleibt das ERP führend für Artikelnummern, Preise, Bestände oder Lieferanteninformationen. Das PIM übernimmt dagegen Marketingtexte, technische Merkmale, Übersetzungen, Medienzuordnung, Kanalregeln und Datenqualität. Dazu kommen oft Shopware, Magento, Shopify, Marktplätze, DAM-Systeme, CMS, Printausleitung oder BI-Lösungen. Für Online-Händler ist es wichtig, Daten von vielen Herstellern einfach importieren zu können und Attributwerte zu normalisieren.

Außerdem solltest Du klären: Welche PIM-Systeme kommen grundsätzlich infrage? Akeneo eignet sich häufig für Unternehmen, die ein starkes, fokussiertes PIM mit guter Bedienbarkeit und klaren Produktdatenprozessen suchen. Wir schließen häufig unser TESSA DAM daran an. ATAMYA kann besonders interessant sein, wenn mittelständische Unternehmen eine moderne Product Cloud mit effizientem Einstieg suchen. Pimcore spielt seine Stärken oft aus, wenn komplexe Datenmodelle, MDM, DAM, Content und Digital Experience enger zusammengedacht werden sollen. Welche Lösung passt, hängt aber immer von Deinen Anforderungen ab – nicht vom Namen des Systems.

Hilfreich sind außerdem folgende Fragen:

• Wie viele Produkte, Varianten und Attribute gibt es aktuell?
• Wie viele Sprachen und Länder müssen abgebildet werden?
• Sollen sich automatische Übersetzungsprozesse anschließen?
• Welche Produktdaten sind heute schon strukturiert vorhanden?
• Wo liegen Daten aktuell: ERP, Excel, Lieferantenportale, PDFs, DAM, Shop?
• Wie soll sich das System in die KI-Infrastruktur einfügen?
• Welche Kanäle sollen aus dem PIM beliefert werden?
• Wer pflegt Produktdaten künftig: Einkauf, Produktmanagement, Marketing, E-Commerce, Vertrieb?
• Gibt es Freigabeprozesse, Übersetzungsprozesse oder Qualitätsschwellen?
• Soll das PIM On-Premise, in der Cloud oder als SaaS betrieben werden?
• Welche internen IT-Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Gibt es einen festen Go-live-Termin, etwa vor einer Shopmigration oder Katalogproduktion?

Je besser diese Punkte vorbereitet sind, desto konkreter wird die PIM Beratung – und desto leichter erkennst Du, ob eine Agentur wirklich versteht, worum es geht.

Worauf solltest Du bei der Auswahl einer PIM Agentur achten?

Die richtige PIM Agentur erkennst Du nicht nur an schönen Referenzen. Entscheidend ist, wie sie denkt, fragt und strukturiert. Eine gute Agentur versucht nicht, Dir möglichst schnell ein bestimmtes System zu verkaufen. Sie will zuerst verstehen, wie Dein Unternehmen arbeitet.

1. Systemoffene Beratung statt Ein-System-Denke

Wenn eine Agentur nur ein PIM-System anbietet, ist die Empfehlung oft vorhersehbar. Das muss nicht automatisch schlecht sein, kann aber die Auswahl einschränken. Besser ist eine Agentur, die mehrere Systeme kennt und ehrlich bewertet, welches PIM zu Deinen Anforderungen passt.

Beispiel: Ein Händler mit überschaubarem Sortiment, klaren Datenprozessen und Fokus auf schnelle E-Commerce-Ausspielung braucht möglicherweise eine andere Lösung als ein Hersteller mit komplexen Stücklisten, Produktbeziehungen, kundenspezifischen Sortimenten und Printausleitung. Eine gute Agentur erklärt Dir nicht nur, welches System sie bevorzugt, sondern warum.

2. Erfahrung mit Datenmodellen

Das Datenmodell ist das Fundament jedes PIM-Projekts. Wenn es schlecht geplant ist, entstehen später Pflegeaufwand, Workarounds und Frust. Eine erfahrene PIM Agentur denkt deshalb früh über Produktfamilien, Attribute, Varianten, Einheiten, Pflichtfelder, Validierungen, Klassifikationen und Kanalanforderungen nach.

Ein einfaches Beispiel: Ein Modehändler braucht Größen, Farben, Material, Pflegehinweise und Variantenlogik. Ein technischer Großhändler benötigt Normen, Maße, Leistungsdaten, Kompatibilitäten und möglicherweise branchenspezifische Klassifikationen. Beide arbeiten mit Produktdaten – aber die Datenmodelle unterscheiden sich grundlegend.

3. Schnittstellenkompetenz

Ein PIM entfaltet seinen Wert erst, wenn es sauber in die Systemlandschaft eingebunden ist. Deshalb solltest Du genau prüfen, ob die Agentur Schnittstellen wirklich beherrscht. Es reicht nicht, „API-Erfahrung" auf die Website zu schreiben. Eine eigene Middleware ist ein klares Qualitätsmerkmal – Schnittstellen sind wichtig! Das betrifft auch das DAM. Assets sind nicht trivial: Je nach Markt und Produkt sind ausgeprägte Kompetenzen erforderlich.

Frage nach konkreten Integrationen: ERP, Shop, DAM, CMS, Marktplätze, Middleware, Übersetzungstools, Lieferantenportale oder Printsysteme. Wichtig ist auch, wie die Agentur mit Fehlerfällen umgeht. Was passiert, wenn ein Import fehlschlägt? Wie werden Daten validiert? Wo werden Logs sichtbar? Wer ist im Betrieb verantwortlich?

4. Realistischer Blick auf Datenqualität

Vorhandene Produktdaten sind selten so sauber, wie man hofft. Dubletten, uneinheitliche Schreibweisen, fehlende Einheiten, veraltete Beschreibungen, falsche Medienzuordnungen oder Attribute in Freitextfeldern sind normal. Eine gute PIM Agentur spricht diese Themen früh an – nicht erst kurz vor dem Go-live.

Wenn eine Agentur den Aufwand für Datenmigration sehr niedrig einschätzt, ohne Deine Daten gesehen zu haben, solltest Du vorsichtig sein. Seriöse PIM Beratung beginnt mit Analyse, Stichproben, Mapping und einer realistischen Einschätzung des Bereinigungsaufwands.

5. Verständnis für Prozesse und Menschen

Ein PIM verändert Arbeitsabläufe. Produktmanager, Marketing, Einkauf, E-Commerce, IT und Vertrieb arbeiten danach anders zusammen. Deshalb ist Change Management ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Gute Agenturen fragen: Wer darf Attribute anlegen? Wer gibt Produktdaten frei? Wer verantwortet Übersetzungen? Welche Felder müssen vor der Veröffentlichung vollständig sein? Wie wird sichergestellt, dass ein Produkt erst live geht, wenn Texte, Bilder und technische Daten geprüft sind?

Ein PIM-Projekt ist erfolgreich, wenn das Team das System akzeptiert und im Alltag nutzt. Deshalb sind Schulungen, Dokumentation und praxisnahe Enablement-Formate genauso wichtig wie die technische Umsetzung.

6. Transparente Projektmethodik

Du solltest verstehen, wie die Agentur vorgeht. Gibt es Workshops? Wird ein Lasten- oder Fachkonzept erstellt? Arbeitet die Agentur agil, klassisch oder hybrid? Wie werden Meilensteine definiert? Wann werden Schnittstellen getestet? Wann werden Key User eingebunden?

Ein guter Projektablauf könnte zum Beispiel so aussehen: Zieldefinition, Anforderungsanalyse, Systemauswahl, Datenmodell, Prototyp, Schnittstellenkonzept, Migrationstest, Konfiguration, Schulung, Qualitätssicherung, Go-live und Optimierung. Entscheidend ist nicht die Methode als Schlagwort, sondern die Transparenz.

7. Referenzen mit ähnlicher Komplexität

Referenzen sind besonders wertvoll, wenn sie zu Deiner Situation passen. Eine erfolgreiche Akeneo-Implementierung im Handel sagt etwas aus – aber wenn Du ein internationaler Hersteller mit komplexen Produktstrukturen bist, brauchst Du andere Belege.

Frage nicht nur nach Logos. Frage nach Projektinhalten: Wie viele Produkte wurden migriert? Welche Systeme wurden angebunden? Welche Herausforderungen gab es? Welche Rolle hatte die Agentur tatsächlich? War sie nur für die technische Einrichtung zuständig oder auch für Beratung, Datenmodell, Migration und Support?

8. Langfristiger Support

Der Go-live ist nicht das Ende eines PIM-Projekts. Nach dem Start kommen neue Kanäle, Sortimente, Sprachen, Workflows, Schnittstellen, Validierungsregeln oder Systemupdates. Eine passende Agentur sollte deshalb auch nach dem Launch erreichbar bleiben.

Achte darauf, ob Support, Betrieb, Monitoring, Weiterentwicklung und strategische Beratung angeboten werden. Gerade bei wachsenden Sortimenten ist ein langfristiger Partner oft wertvoller als ein reiner Implementierungsdienstleister.

9. KI-Fähigkeiten

Künstliche Intelligenz spielt im Produktdatenmanagement eine immer wichtigere Rolle. Gerade bei großen Sortimenten, vielen Attributen, mehreren Sprachen oder unterschiedlichen Vertriebskanälen kann KI dabei helfen, Produktdaten schneller zu strukturieren, anzureichern und zu optimieren.

Eine moderne PIM Agentur sollte deshalb nicht nur klassische PIM-Implementierung beherrschen, sondern auch einschätzen können, wo KI im konkreten Projekt echten Mehrwert bietet – und wo nicht. Denn KI ist kein Selbstzweck. Sie entfaltet ihren Nutzen vor allem dann, wenn Datenmodell, Prozesse und Qualitätsregeln bereits sauber definiert sind.

Mögliche Einsatzbereiche sind zum Beispiel die automatische Klassifizierung von Produkten, das Vorschlagen fehlender Attribute und Attributwerte, die Optimierung von Produkttexten, deren Übersetzung, die Erstellung kanal- oder zielgruppenspezifischer Beschreibungen, Übersetzungsunterstützung oder die Erkennung von Datenqualitätsproblemen. Ein Beispiel: Wenn bei technischen Produkten Maßeinheiten uneinheitlich gepflegt sind oder wichtige Attribute fehlen, kann KI helfen, Auffälligkeiten zu identifizieren und Vorschläge zur Korrektur zu machen. Die fachliche Prüfung bleibt aber weiterhin wichtig.

Bei der Agenturauswahl solltest Du deshalb fragen, ob die Agentur Erfahrung mit KI-gestützten Produktdatenprozessen hat. Wichtig ist auch, wie sie mit Themen wie Datenqualität, Governance, Freigabeprozessen und Datenschutz umgeht. Eine gute PIM Agentur verspricht nicht, dass KI alle Produktdatenprobleme automatisch löst. Sie zeigt Dir vielmehr, an welchen Stellen KI sinnvoll in bestehende PIM-Prozesse integriert werden kann.

Entscheidend ist ein pragmatischer Ansatz: KI sollte Produktteams entlasten, Prozesse beschleunigen und die Qualität der Product Experience verbessern – ohne unkontrollierte Inhalte oder neue Datenprobleme zu erzeugen.

Checkliste: Diese Fragen solltest Du potenziellen PIM Agenturen stellen

Wenn Du eine PIM Agentur finden möchtest, helfen Dir konkrete Fragen im Auswahlprozess:

• Welche PIM-Systeme kennt Ihr aus echten Projekten?
• Seid Ihr auf ein System festgelegt oder beratet Ihr systemoffen?
• Welche Erfahrung habt Ihr mit Akeneo, ATAMYA oder Pimcore?
• Wie geht Ihr bei der Anforderungsanalyse vor?
• Wie entwickelt Ihr ein passendes Datenmodell?
• Wie prüft Ihr die Qualität bestehender Produktdaten?
• Wie läuft eine Datenmigration bei Euch ab?
• Wie arbeitet Ihr mit KI?
• Welche Systeme habt Ihr bereits angebunden?
• Wie dokumentiert Ihr Schnittstellen und Datenflüsse?
• Wie bindet Ihr unsere Fachabteilungen ein?
• Welche Aufgaben müssen wir intern übernehmen?
• Wie realistisch schätzt Ihr Zeitplan und Budget ein?
• Wie verhindert Ihr, dass der Scope während des Projekts ausufert?
• Wie organisiert Ihr Tests und Qualitätssicherung?
• Welche Schulungen bietet Ihr für Key User und Redakteure an?
• Wie sieht der Support nach dem Go-live aus?
• Könnt Ihr Referenzen mit vergleichbarer Komplexität zeigen?
• Was sind typische Risiken in unserem Projekt?
• Woran erkennt Ihr, ob unser Unternehmen schon bereit für ein PIM ist?
• Was würdet Ihr ausdrücklich nicht empfehlen?

Die letzte Frage ist besonders aufschlussreich. Eine starke Agentur sagt nicht zu allem Ja. Sie weist auch auf Risiken hin, priorisiert Anforderungen und schützt Dich vor unnötiger Komplexität.

Häufige Fehler bei der Agenturauswahl

Ein häufiger Fehler ist, die Entscheidung zu stark über den Preis zu treffen. Natürlich muss das Budget passen. Aber ein günstiges Angebot kann teuer werden, wenn zentrale Aufgaben wie Datenbereinigung, Schnittstellenkonzeption oder Schulung nicht enthalten sind.

Ein zweiter Fehler: zu früh auf ein System festlegen. Viele Unternehmen starten mit „Wir brauchen Akeneo" oder „Wir wollen Pimcore", obwohl die Anforderungen noch nicht sauber analysiert wurden. Manchmal bestätigt sich diese Annahme. Manchmal zeigt sich aber, dass ein anderes System besser passt.

Ein dritter Fehler ist die Unterschätzung interner Ressourcen. Auch die beste PIM Agentur kann ein Projekt nicht allein erfolgreich machen. Fachwissen über Produkte, Prozesse und Daten liegt im Unternehmen. Ohne Key User, klare Verantwortlichkeiten und schnelle Entscheidungen wird jedes Projekt zäh.

Ebenfalls kritisch: fehlende Priorisierung. Wenn im ersten Schritt alle Sonderfälle, Länder, Kanäle und historischen Daten perfekt abgebildet werden sollen, wird das Projekt schnell zu groß. Oft ist ein sauberer MVP sinnvoller: mit klarer Datenstruktur, wichtigen Sortimenten, zentralen Schnittstellen und einem realistischen Ausbauplan.

Warum EIKONA Media als PIM Agentur?

Wenn Du eine PIM Agentur suchst, die Beratung, Implementierung und Integration zusammendenkt, ist EIKONA Media ein passender Ansprechpartner. Wir unterstützen Dich nicht nur bei der technischen Einführung eines PIM-Systems, sondern betrachten Dein Produktdatenmanagement ganzheitlich: von der Strategie über das Datenmodell bis zur Systemintegration und langfristigen Weiterentwicklung.

Unser Vorteil: Wir sind auf verschiedene PIM-Systeme spezialisiert – unter anderem Akeneo, ATAMYA und Pimcore. Dadurch können wir Deine Anforderungen systemoffen bewerten und Dir die Lösung empfehlen, die wirklich zu Deinem Unternehmen passt.

Als Akeneo Agentur begleiten wir Dich bei PIM-Strategie, Consulting, Konzeption, Implementierung, Individualisierung, Schnittstellen, Hosting, Betrieb und Weiterentwicklung. Wenn Akeneo zu Deiner Systemlandschaft und Deinen Produktdatenprozessen passt, setzen wir es sauber und praxisnah auf.

Als ATAMYA Agentur unterstützen wir Dich bei Beratung, Konzeption, Datenmigration, Implementierung, Integration, Training und Optimierung. Besonders für mittelständische Unternehmen kann ATAMYA ein spannender Weg sein, Produktdaten effizienter zu steuern und schneller in die Umsetzung zu kommen.

Mit Pimcore bringen wir komplexe Produktdaten, tiefe Systemintegration und kanalübergreifendes Publishing unter ein Dach. Das ist besonders interessant, wenn PIM, MDM, DAM, Content und digitale Erlebnisse stärker miteinander verbunden werden sollen.

Dazu kommt unsere Erfahrung mit DAM, E-Shops, Middleware und Schnittstellen. Denn Produktdaten enden nicht im PIM. Sie müssen in Shops, Portale, Marktplätze, CMS, Printprozesse und weitere Kanäle gelangen. Deshalb denken wir Datenflüsse, Medien, Systeme und Nutzer von Anfang an zusammen. Auch KI-Anwendung und deren Einbindung ist für uns selbstverständlich.

Kurz gesagt: Wir helfen Dir nicht nur, ein PIM einzuführen. Wir helfen Dir, eine verlässliche Product Experience aufzubauen.